Automatisierung und Schnittstellen
Programme verbinden und Abläufe automatisieren auf Mallorca
Buchhaltung, Zeiterfassung, GPS-Ortung, Produktkatalog, E-Mail und Excel laufen nebeneinander her, und im Büro überträgt jemand die Daten von Hand von einem Programm ins nächste? Ich verbinde deine Programme über Schnittstellen und automatisiere die Routinearbeit, die jeden Tag wiederkommt. Dein Büro gewinnt Zeit für Kunden und Planung, und die Zahlen stimmen überall.
Was ich für dich einrichte und baue
Schnittstellen zwischen deinen Programmen
Buchhaltung, Zeiterfassung, GPS-Ortung, Kalender, E-Mail und Tabellen tauschen Daten automatisch aus. Eingegeben wird nur noch einmal.
Automatische Nachrichten
Auftragsbestätigungen, Terminerinnerungen und Einsatzpläne gehen per E-Mail oder WhatsApp an Kunden und Team, sobald sich etwas ändert.
Daten an die Buchhaltung
Aufträge, Leistungen und Material landen dort, wo Rechnungen entstehen. Die Rechnungen schreibt weiter deine zertifizierte, Verifactu-ready Rechnungssoftware mit API-Anbindung, nur ohne Abtippen.
Dokumente aus vorhandenen Daten
Angebote, Auftragsbestätigungen, Serviceprotokolle und Berichte entstehen als fertige PDFs aus den Daten, die schon da sind.
Anfragen von der Website sortiert
Anfragen kommen strukturiert bei dir an, mit allen Angaben, und lösen die nächsten Schritte aus.
Übersicht statt Rätselraten
Jede Automatisierung baue ich so, dass Fehler sichtbar werden. Auf einer Übersicht siehst du, was gelaufen ist.
Aus der Praxis
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Die automatisierten Abläufe im Portal übernehmen wiederkehrende Handgriffe und geben dem Team Personalzeit zurück. Interessenten melden sich an, der Zugang läuft per Magic Link, das Team verwaltet alles in einem Backend.
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Buchung, Online-Check-in, Rechnungen und Verwaltung laufen in einem System, auf Deutsch, Englisch und Spanisch.
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So gehen wir vor
- Du zeigst mir, welche Programme dein Betrieb nutzt und wo heute noch abgetippt wird.
- Ich prüfe, welche Programme Schnittstellen haben und was sich lohnt, und sage dir ehrlich, was nicht. Du bekommst ein Angebot zum Festpreis.
- Ich richte die Verbindungen auf einer Testumgebung ein und baue, was dazwischen noch fehlt. Dein Team prüft mit echten Vorgängen, live geht erst, was passt.
- Läuft alles, kümmere ich mich auf Wunsch um Updates und neue Abläufe.
Häufige Fragen zur Automatisierung
Welche Programme kannst du verbinden?
Alles, was eine Schnittstelle hat oder Daten exportieren kann, zum Beispiel Buchhaltung und Rechnungssoftware, Zeiterfassung, GPS-Ortung, Buchungssysteme wie Smoobu oder Avantio, Kalender, E-Mail und Tabellen. Im Gespräch prüfe ich, was bei deinen Programmen möglich ist.
Was, wenn ein Programm keine Schnittstelle hat?
Dann suche ich einen anderen Weg, etwa über Export und Import oder über E-Mail. Hilft das nicht, sage ich dir das ehrlich und nenne dir eine Alternative.
Ersetzt die Automatisierung meine Rechnungssoftware?
Nein. Rechnungen schreibt weiter deine zertifizierte, Verifactu-ready Rechnungssoftware mit API-Anbindung. Ich sorge nur dafür, dass die Daten dort ankommen, ohne dass jemand sie abtippt.
Ab wann lohnt sich Automatisierung?
Sobald dieselbe Handarbeit jede Woche wiederkommt, lohnt sich ein genauer Blick, und je mehr Leute im Büro und draußen arbeiten, desto mehr Zeit steckt darin. Auf der Startseite kannst du dir die Kosten grob schätzen lassen, im Gespräch rechnen wir es gemeinsam durch.
Was passiert, wenn eine Automatisierung einmal nicht läuft?
Ich baue sie so, dass Fehler sichtbar werden und nichts still verloren geht. Du siehst, was gelaufen ist, und ich kümmere mich um die Behebung.
Wie schnell ist eine Verbindung eingerichtet?
Eine einzelne Verbindung steht deutlich schneller als ein ganzes System. Vorab bekommst du ein Angebot mit Umfang, Festpreis und Zeitplan.
Wo tippt dein Büro heute noch ab?
Erzähl es mir in einem kurzen Gespräch. Ich sage dir ehrlich, was sich lohnt und was nicht.
Weitere Leistungen
Das bekommst du außerdem von mir, alles aus einer Hand.
Software-Entwicklung
Ein zentrales System für Angebote, Aufträge, Einsätze und Rechnungen, mit Rollen und Rechten für jedes Team.
App-Entwicklung
Apps für Außendienst, Team und Kunden, bis in den App Store und zu Google Play.
Webdesign
Schnelle, mehrsprachige Websites, die bei Google gefunden werden und Anfragen bringen.
Software für Handwerk und Bau
Angebot, Einsatzplanung, Material und Rechnung in einem System, mit App für den Außendienst.
Verifactu
Klare Fristen, eine zertifizierte Rechnungssoftware und deine Programme verbunden, ohne dass sich eure Arbeit ändert.
Für Ferienvermieter
Smoobu, Check-in, SES.Hospedajes-Meldung und Reinigung verbunden.