Software und Automatisierung für den Mittelstand
Ein System für den ganzen Betrieb.
Für Unternehmen mit 20 bis 200 Mitarbeitern, mehreren Geschäftsbereichen, Fuhrpark, Lager und Außendienst. Ich baue eigene Software und Mitarbeiter-Apps, die genau eure Abläufe abbilden, alle Bereiche verbinden und dir jeden Tag die echten Zahlen zeigen: pro Bereich, pro Auftrag, pro Mitarbeiter.
Kostenloses Erstgespräch am Telefon, auf Mallorca auch vor Ort. Du wählst selbst einen freien Termin.
Wo es im wachsenden Betrieb hakt
Viele Unternehmen sind schneller gewachsen als ihre Abläufe. Was mit zehn Leuten noch auf Zuruf ging, kostet mit fünfzig jeden Tag Zeit, Nerven und Geld.
- 72 %der Unternehmen ab 20 Mitarbeitern haben keine zentrale Digitalstrategie.Bitkom, 2025
- 30 %der Mittelständler haben zuletzt ein Digitalisierungsprojekt abgeschlossen.KfW-Digitalisierungsbericht, 2025
- 42 %der Befragten tippen dieselben Daten mehrfach ein.Ricoh-Umfrage, 2025
Insellösungen überall
Aufträge in Excel, Absprachen in WhatsApp, Stundenzettel auf Papier. Jeder Bereich hat sein eigenes System, und nichts passt zusammen.
Ein System für Büro, Lager, Fuhrpark und Außendienst. Jede Information wird einmal erfasst und ist überall da, wo sie gebraucht wird.
Alles läuft über den Chef
Jede Frage, jede Freigabe, jede Ausnahme landet bei dir. Ohne dich steht der Betrieb, und für die Führung bleibt keine Zeit.
Klare Rollen und Regeln im System. Dein Team findet die Antwort selbst, du gibst nur noch frei, was wirklich deine Entscheidung ist.
Keine Übersicht in Echtzeit
Wo steht welcher Auftrag, welches Fahrzeug ist wo, was liegt noch im Lager, wer ist morgen frei? Jede Antwort kostet Anrufe.
Aufträge, Fahrzeuge, Material und Personal auf einen Blick, live aus den Daten, die dein Team bei der Arbeit ohnehin erfasst.
Entscheidungen nach Bauchgefühl
Die Zahlen liegen verstreut in Buchhaltung, Tabellen und Köpfen. Bis eine Auswertung fertig ist, sind Wochen vergangen.
Kennzahlen pro Bereich, jeden Tag aktuell, mit einer Warnung, sobald etwas aus dem Ruder läuft.
Keine Nachkalkulation
Ob ein Auftrag Geld verdient hat, weiß niemand genau. Stunden, Material und Fahrten werden nie gegen das Angebot gerechnet.
Soll-Ist für jeden Auftrag automatisch, aus den echten Stunden, dem verbrauchten Material und den Fahrten.
Standardsoftware passt nicht
Die Branchenlösung kann die Hälfte, den Rest erledigt ihr drumherum. Für mehrere Bereiche unter einem Dach gibt es kein fertiges Paket.
Software nach euren Abläufen, nicht umgekehrt. Buchhaltung und Programme, die gut funktionieren, werden angebunden.
Was ich für euch baue
Eigene Apps und Software, die genau zu eurem Betrieb passen und miteinander verbunden sind. Was draußen erfasst wird, sieht das Büro sofort, und aus denselben Daten entstehen die Auswertungen.
Mitarbeiter-App für den Außendienst
Eine App, angepasst an eure Abläufe: Fotos, Arbeitszeiten, Material und die Unterschrift bei der Abnahme direkt vor Ort erfassen, auch ohne Netz. Das Büro sieht den Bericht, sobald er fertig ist, ohne Zettel und ohne Nachtelefonieren.
bis zu 60 Min.dauert die Dokumentation eines Einsatzes auf Papier. Mobil sind es 5 bis 10 Minuten.Anbieterangabe SIMPL, 2026
Verbunden mit ERP, Buchhaltung und Lager
Eure Programme, die gut laufen, bleiben und werden angebunden. Jede Information wird einmal erfasst und kommt automatisch dort an, wo sie gebraucht wird.
Automatisierte Abläufe
Aus dem fertigen Einsatzbericht wird die Rechnung, aus der Entnahme der Lagerabgang, aus der Abnahme die nächste Wartung. Niemand tippt etwas ab.
Echtzeit-Dashboard für die Geschäftsführung
Aufträge, Auslastung, Umsatz und offene Posten auf einen Blick, live aus den Daten, die das Team bei der Arbeit erfasst.
Automatische Nachkalkulation
Soll und Ist für jeden Auftrag aus echten Stunden, Material und Fahrten. Du siehst, ob sich ein Auftrag gelohnt hat, bevor die Rechnung rausgeht.
Bessere Zahlen, bessere Entscheidungen
In einem wachsenden Betrieb fehlen selten die Daten, sie liegen nur an zu vielen Stellen. Arbeiten alle Bereiche in einem System, entstehen die Auswertungen nebenbei: jeden Tag, kalkuliert aus echten Werten und ohne dass jemand Tabellen zusammenkopiert.
Welche Kennzahlen es bei dir werden, legen wir in der Analyse gemeinsam fest.
Was du jeden Tag siehst
- Deckungsbeitrag und Nachkalkulation pro Auftrag
- Umsatz und Marge pro Geschäftsbereich
- Auslastung pro Mitarbeiter und Fahrzeug
- Materialverbrauch gegen Kalkulation, Lagerwert und Mindestbestände
- Offene Angebote, Angebotsquote und offene Posten
- Liquiditätsvorschau für die nächsten Wochen
Ein Beispiel aus der Praxis
Bau, Sanierung und Service unter einem Dach
- Mitarbeiter
- 47
- Fahrzeuge
- 22
- Geschäftsbereiche
- 3
Ein Unternehmen, das über Jahre gewachsen ist: große Lagerhallen, Teams im Außendienst und ein Büro, das alles zusammenhält. Seine neue Software entsteht gerade in drei Stufen, jede für sich nutzbar.
Büro und Aufträge
- Kunden, Objekte und Aufträge in einer Akte
- Angebote mit Versionen, online annehmen
- Auftrag mit Zahlungsplan, Nachträgen und Soll-Ist
- Eingangsrechnungen per Foto, die KI liest sie aus
Service und Team
- Automatische Einsatzplanung für Serviceverträge
- Team-App für iPhone und iPad, auch ohne Netz
- Zeiterfassung am Einsatzort
- Chat mit automatischer Übersetzung
Lager und Steuerung
- Lager mit Barcode, Fahrzeuge als Nebenlager
- Statistik über alle Bereiche, mit Warnungen
- Liquiditätsvorschau und Auslastungsampel
- Fahrzeugortung und Tagestouren
Jeder Baustein wird zuerst mit echten Fällen des Betriebs getestet und erst nach Freigabe live geschaltet. Der Server steht in Europa, Software und Quellcode gehören am Ende dem Unternehmen.
Weitere Systeme, die schon laufen
Software und Automatisierung · Weihnachtsmarkt
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Die automatisierten Abläufe im Portal übernehmen wiederkehrende Handgriffe und geben dem Team Personalzeit zurück. Interessenten melden sich an, der Zugang läuft per Magic Link, das Team verwaltet alles in einem Backend.
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Buchung, Online-Check-in, Rechnungen und Verwaltung laufen in einem System, auf Deutsch, Englisch und Spanisch.
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So läuft ein Projekt ab
- Erstgespräch: Du erzählst mir, wie dein Betrieb aufgestellt ist und wo es hakt. Kostenlos, am Telefon oder auf Mallorca vor Ort.
- Ablaufanalyse: Wir gehen die Bereiche gemeinsam durch, mit den Menschen, die dort arbeiten, und legen fest, welche Zahlen du brauchst.
- Angebot zum Festpreis mit Umfang, Stufen und Zeitplan. Du weißt vorher genau, was du bekommst.
- Umsetzung Baustein für Baustein: Dein Team testet jeden Teil mit echten Aufträgen, bevor er live geht.
- Einführung, Schulung pro Rolle und Betreuung im laufenden Betrieb.
Häufige Fragen
Für welche Unternehmen ist das gedacht?
Für Betriebe ab etwa 20 Mitarbeitern mit mehreren Bereichen unter einem Dach, zum Beispiel Bau, Service und Handel, mit Fuhrpark, Lager oder Außendienst. Wenn Standardsoftware nur noch einen Teil abdeckt, lohnt sich eine eigene Lösung.
Was kostet so ein Projekt?
Eine Software für mehrere Geschäftsbereiche ist eine Investition im fünfstelligen Bereich. Den genauen Preis bekommst du nach der Analyse als Festpreis, aufgeteilt in Stufen und mit einem Zahlungsplan.
Wir haben schon eine Buchhaltung und andere Programme. Müssen wir alles wechseln?
Nein. Was gut funktioniert, bleibt und wird angebunden, zum Beispiel die Buchhaltung. Ersetzt wird nur, was heute doppelt gepflegt wird oder nicht zusammenpasst.
Wie lange dauert es, bis wir damit arbeiten?
Gebaut wird in Stufen, und jede Stufe ist für sich nutzbar. Im Beispiel oben sind es drei Stufen in rund 14 Wochen. Den Zeitplan für deinen Betrieb bekommst du mit dem Angebot.
Wie nimmt das Team die neue Software an?
Die Menschen, die damit arbeiten, sind von Anfang an dabei: in der Analyse, bei den Entwürfen und beim Test. Geschult wird pro Rolle, auf Deutsch und Spanisch.
Mein Unternehmen ist nicht auf Mallorca. Geht das trotzdem?
Ja. Gespräche, Tests und Schulungen laufen remote, ich arbeite für Unternehmen in ganz Deutschland und Spanien. Auf Mallorca komme ich gern persönlich vorbei.
Was kostet meine Idee?
Beschreib dein Vorhaben oder sprich es ein, ganz ohne Anmeldung. Fabians KI-Avatar stellt dir ein paar Rückfragen, dann siehst du eine grobe Preisspanne, gerechnet aus Aufwand, Hosting und den Gebühren, die bei dir anfallen.
- Schritt 1 von 3:Starten
- Schritt 2 von 3:Idee & Rückfragen
- Schritt 3 von 3:Deine Schätzung
Erzähl mir von deiner Idee
Ohne Anmeldung und ohne Code: Du startest, erzählst deine Idee per Text oder Sprache, beantwortest ein paar Rückfragen und siehst danach deine Preisspanne.
Was passiert mit meinen Daten?
Verantwortlich ist die WeeBee Design, S.L. in Palma de Mallorca. Für die Rückfragen, die Auswertung und das Abtippen nutzen wir externe KI-Dienste, auch mit Sitz in den USA. Unser Server speichert die Aufnahme nicht. Vornamen und E-Mail fragen wir erst am Ende, direkt vor der Schätzung. Fabian bekommt die Schätzung mit beidem als Anfrage, damit er sich bei dir melden kann. Hinterlässt du beides schon im Gespräch, bekommt er es auch dann, wenn das Gespräch vorher abbricht. Eine WhatsApp- oder Telefonnummer gibst du nur an, wenn du das möchtest: unter der Schätzung oder beim Termin. Rechtsgrundlage sind deine Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und deine Einwilligung. Du kannst sie jederzeit für die Zukunft widerrufen und Auskunft, Berichtigung oder Löschung verlangen, eine E-Mail an info@weebee.design genügt. Mehr dazu im Datenschutz
Deine Software, einmalige Einführung
Das kostet dich heute im Jahr
Das ist dein heutiger Aufwand, keine zugesagte Ersparnis. Wie viel davon die Software dir abnimmt, prüfen wir an einem typischen Fall.
Arbeitszeit, die kein Geld einbringt. Gerechnet nur mit deinen Zahlen aus dem Gespräch.
Dein Nutzen
Was dich deine Abläufe heute kosten, rechnet Fabian im Termin mit dir durch, mit deinen echten Zahlen.
Wann hast du das Geld wieder drin?
Zahlen anpassen
Stimmt etwas nicht oder fehlt eine Zahl? Trag sie ein, wir rechnen sofort nach.
So geht es noch schneller
Deine empfohlene erste Ausbaustufe
Das hast du dir gewünscht oder im Gespräch bestätigt. Genau das steckt in der Preisspanne.
Prüfen wir gesondert
Technisch zu prüfen: Fabian klärt vorab, ob und wie das bei dir zuverlässig funktioniert. Es ist noch kein fester Teil des Umfangs.
Wie geht es weiter?
Lass uns deine Abläufe gemeinsam anschauen.
In einem kostenlosen Erstgespräch erzählst du mir, wie dein Betrieb aufgestellt ist. Ich sage dir ehrlich, ob und wo sich eine eigene Software für euch lohnt.